Você seria capaz de ir daqui para o Japão em apenas duas horas para fechar um negócio importante pessoalmente? Então, como você acha que os executivos de grandes companhias, como Ford, Samsung, LG, GM, e de dezenas de outras empresas espalhadas pelo mundo, mas com filiais aqui no Brasil, fazem para se comunicar com chefes, funcionários e parceiros, sem perder tempo e dinheiro, e ainda tomar decisões fisicamente presentes (ou quase isso) em diferentes localidades num curto espaço de tempo? Basicamente, por meio de videoconferências, tecnologia que reúne transmissões de áudio e vídeo a distância - parecida com a utilizada no desenho animado Os Jetsons.

Conexão entre várias pessoas tem conquistado espaço dentro do mercado de trabalho e facilitado negociações Foto: Zeze Torres/Divulgação

A ferramenta ajuda a acelerar e a melhorar a competência de empresas, órgãos públicos e profissionais em geral, além de, em períodos de crise financeira, funcionar como alternativa para diminuir custos. Foi assim, por exemplo, que o grupo cearense de saúde Hapvida, que, há cerca de um ano, comprou o planomédico recifense Santa Clara e sanou uma dificuldade enfrentada pelos seus funcionários. "Tínhamos sempre dois ou três profissionais de Fortaleza em trânsito para Pernambuco e vice-versa. No fim, perdíamos muito tempo e dinheiro em viagens. Em abril deste ano, resolvemos instalar duas bases de videoconferência, uma em cada estado, e em menos de dois meses já conseguimos reduzir em 50% o número de viagens - sem perder o ritmo das decisões", explica o superintendente de TI do grupo, Tarcísio Machado.

Melhor: além de ser usada na redução de custos, a tecnologia também pode ser empregada para aumentar a produtividade. Se antes ela parecia inacessível (por causa dos altos preços dos equipamentos), agora começa a ficar mais barata, possibilitando que pequenas e médias empresas e até profissionais liberais a utilizem. Assim, enquanto soluções mais completas, como a adquirida pela Hapvida, custam em torno de R$ 110 mil, outras mais simples podem sair por menos de US$ 5 mil ou até US$ 130.

"Na década de 90, os sistemas de videoconferências eram comprados por companhias gigantes, que precisavam de ferramentas modernas para os seus altos executivos falarem entre si. Nos últimos sete anos, porém, com a popularização da internet e o crescimento por produtos deste tipo, os preços caíram em até vinte vezes", diz o diretor de operações e marketing da Polycom, Pierre Rodriguez, que tem clientes como a Petrobras, com mais de 700 pontos de videoconferência espalhados pelo mundo.

Messenger

A popularização da internet e de softwares como MSN e Skype foram responsáveis por facilitar a aceitação da tecnologia. "Há pouco menos de duas décadas, era muito difícil explicar para um cliente como tudo funcionava, mas agora ele vê o filho usando algo parecido", explica Rodrigues. "A diferença é que vendemos uma solução profissional e não caseira. Além de velocidade, comercializamos segurança e qualidade de transmissão", completa ele.Na prática, uma videoconferência pode ser feita de duas maneiras: por meio de sistemas especiais, com tudo integrado num único equipamento - possibilitando reuniões com várias pessoas num mesmo ambiente. Ou em computadores pessoais (desktops ou notebooks) por meio de câmeras, microfones e programas simples (baixados gratuitamente) ou softwares corporativos. "A Microsoft possui soluções como o Office Live Meeting, que permite aos funcionários falarem entre si com segurança. A companhia adotou a ferramenta como política mundial e atualmente economiza mais de US$ 5 milhões por ano apenas em ligações telefônicas", explica o gerente regional da gigante para o Norte e Nordeste, Luis Pinto, que realiza reuniões periódicas com sua equipe, espalhada por Fortaleza (CE), Salvador (BA) e Belém (PA), usando o sistema.

Dicas para aderir às tecnologias

Escritórios

Indicado para pequenas e médias empresas, o sistema Polycom QDX 6000 permite videoconferências em alta resolução (com zoom de até 12x e qualidade de DVD) e possibilita compartilhar filmes, planilhas, apresentações e imagens entre os ambientes. O equipamento pode ser ligado a uma conexão de internet de apenas 256 Kbps e custa em torno de US$ 3.999. Outra opção pode ser uma torre, que é colocada no centro da mesa e conectar-se a um computador por meio de uma porta USB. Ele combina imagem panorâmica de 360 graus de toda a sala de reunião, além da imagens separadas de cada pessoa. Quando alguém fala, ele localizada e foca automaticamente. O produto custa em torno de US$ 4.300. Conheça outras opções no www.polycom.com.

Computador pessoal

Você não precisa investir num produto caro para fazer videoconferência em casa ou no escritório. Basta ter uma webcam e um microfone no seu computador pessoal e baixar na internet um programa gratuito (como MSN e Skype) ou comprar um software profissional (no caso de pequenas empresas e profissionais). Neste caso, a Microsoft indica o sistema Office Live Meeting Comunicator, que pode ser usado em conjunto com o Office tradicional (aquele do Word, Excel e PowerPoint), mas permite mensagens corporativas com segurança. "O sistema permite, por exemplo, gravação e auditoria de todas as mensagens e arquivos trocados pelos funcionários", explica o gerente regional Norte e Nordeste da Microsoft, Luis Pinto.

Serviço: chances ao alcance das mãos Foto: Arquivo/OQO

Entenda a videoconferência

- O sistema refere-se à transmissão de áudio e vídeo a distância. Basicamente, pode funcionar de um computador ou sala para outro computador ou sala.
- No caso das salas, são instalados no ambiente televisores/monitores, microfones e câmeras filmadoras, que irão receber e transmitir imagens e som, respectivamente.
- A transferência acontece, normalmente, via internet e os equipamentos possibilitam a conversação em tempo real, como num bate-papo (pelo MSN ou Spype).
- De acordo com a Polycom, multinacional do setor, o custo médio do sistema de teleconferência varia entre US$ 7 e US$ 15 mil por base;
- No início do ano, o presidente Lula sancionou lei que permite a realização de interrogatórios de presos via videoconferência. Apenas em São Paulo, estima-se que a nova medida deverá economizar cerca de R$ 6 milhões por ano para os cofres públicos

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